Szpitale muszą masowo zamawiać towary i usługi, aby zaspokoić swoje potrzeby operacyjne. To nie tylko zakup lodów, ale wszystkich rodzajów lodów, od waniliowych po czekoladowe i wiele wariantów pomiędzy nimi. Proces zaopatrzenia może być żmudny i czasochłonny, dlatego też istnieją wytyczne standaryzacyjne dla szpitali w zakresie sposobu wyboru dostawców. Ten artykuł wyjaśnia procedury, których szpitale powinny przestrzegać przy wyborze dostawców.
Zdecyduj o swoich kryteriach wyboru dostawcy
Pierwszą rzeczą, o której szpitale muszą zdecydować, jest to, jakie kryteria będą stosować przy wyborze dostawcy. Najczęstsze kryteria wyboru to koszt, jakość, czas dostawy, jakość usług i zgodność z przepisami. Wybór kryteriów jest ważny, ponieważ wpłynie na proces wyboru dostawcy oraz na dostawców, do których się zwróci. Najlepszym sposobem na wybór kryteriów jest analiza SWOT. Analiza SWOT to narzędzie, które może pomóc w określeniu słabych stron, szans i zagrożeń. Korzystając z analizy SWOT, można dowiedzieć się, gdzie znajdują się wąskie gardła i zacząć ustalać priorytety kwestii, którymi należy się zająć w pierwszej kolejności.
Zdefiniuj swoje potrzeby i wymagania
Zanim przejdziesz przez proces wyboru dostawcy, musisz zdefiniować swoje potrzeby i wymagania. Dokładne wymagania, które określisz, zależą od rodzaju towarów i usług, których potrzebuje Twój szpital. Na przykład, jeśli szpital doświadcza awarii sprzętu, konieczne jest posiadanie planu awaryjnego. Rodzaj awarii sprzętu, której doświadcza szpital, określi dokładne wymagania dotyczące towarów i usług. Innym przykładem może być rodzaj towarów i usług, których twój szpital potrzebuje do opieki nad pacjentem. Będziesz miał inne wymagania dotyczące sprzętu i wyposażenia do opieki nad pacjentem w porównaniu z żywnością i napojami lub artykułami czyszczącymi i higienicznymi.
Zbierz informacje o dostawcach
Jeśli przeprowadzasz analizę SWOT dla kryteriów wyboru dostawcy, będziesz musiał zebrać informacje o swoich dostawcach, aby lepiej ich poznać, w tym między innymi:
- Informacje na temat linii produktowych dostawców.
- Informacje na temat kondycji finansowej dostawców.
- Informacje na temat kanałów dystrybucji dostawców.
- Informacje na temat dostępności usług i czasu reakcji dostawców.
- Informacje na temat systemów jakości i procedur dostawców.
- Informacje na temat zgodności dostawców z przepisami.
Poproś o oferty od wybranych dostawców
Po zdefiniowaniu swoich potrzeb i wymagań oraz zebraniu informacji o dostawcach, należy poprosić o oferty od wybranych dostawców. Istnieją różne sposoby, aby to zrobić, w zależności od preferencji i sposobu, w jaki zorganizowany jest dział zaopatrzenia szpitala. Najczęstszym i najłatwiejszym sposobem żądania ofert od dostawców jest umieszczenie ich na stronie internetowej działu zamówień. W ten sposób osoba obsługująca stronę internetową wyśle zapytanie do wszystkich dostawców, którzy zarejestrowali się na stronie. Innym sposobem jest udanie się do działu odpowiedzialnego za zarządzanie informacjami o dostawcach i zamieszczenie zapytania ofertowego na ich stronie internetowej. Upewnij się, że zawierasz następujące szczegóły dotyczące Twojego zamówienia:
- Jaki rodzaj towarów i/lub usług chcesz kupić?
- Jakie są potrzebne ilości?
- Jaki jest szacowany koszt zamówienia?
- Jaki jest szacowany czas realizacji zamówienia?
- Jakie są minimalne wymagania dostawców, aby spełnić Państwa wymagania?
Wszelkie inne szczegóły, które mogą mieć wpływ na warunki umowy.
Oceniaj oferty na podstawie kluczowych parametrów
Po wysłaniu ofert, musisz ocenić oferty w oparciu o kluczowe parametry. Te kluczowe parametry są takie same jak w zapytaniu ofertowym:
- Cena towarów i usług oferowanych przez dostawców.
- Ilość i jakość towarów i usług oferowanych przez dostawców – czas dostawy towarów i usług oferowanych przez dostawców.
- Jakość towarów i usług oferowanych przez dostawców.
- Dostępność usług dostawców.
- Czas odpowiedzi dostawców na zapytanie ofertowe.
- Zgodność dostawców z przepisami.
- Dotychczasowe osiągnięcia dostawców w zakresie czasu dostawy.
- Historia dostawców w zakresie zgodności z przepisami.
- Dotychczasowe osiągnięcia dostawców w zakresie czasu dostawy i zgodności z przepisami.
- Wszelkie inne szczegóły, które mogą mieć wpływ na warunki umowy.
Sfinalizuj umowę. Zwróć uwagę na następujące kroki
Teraz, gdy już oceniłeś przetargi szpitalne na podstawie kluczowych parametrów i sfinalizowałeś umowę, będziesz musiał rozpocząć proces dostaw i monitorowania. Oznacza to, że dostawcy będą odpowiedzialni za śledzenie i zarządzanie swoimi dostawami, a szpital będzie odpowiedzialny za monitorowanie i zarządzanie jakością towarów i usług. Aby zarządzać dostawą towarów i usług, trzeba będzie mieć system śledzenia w miejscu. W ten sposób będzie można śledzić wszelkie problemy z dostawą i rozwiązywać je jak najszybciej. Konieczne jest również posiadanie systemu monitorowania. W ten sposób będzie można zidentyfikować problemy z towarami i usługami i rozwiązać je tak szybko, jak to możliwe.
Co robić dalej?
Jeśli teraz wiesz, jak wybierać dostawców dla swojego szpitala, możesz zacząć robić wybór dostawców dla swojego następnego projektu. Pamiętaj, że będziesz musiał wybrać dostawców, którzy mają linie produktów i jakość usług, które spełniają Twoje potrzeby. I pamiętaj, że proces wyboru zajmie trochę czasu, ale wysiłek i koszty związane z wyborem najlepszych dostawców będą tego warte. Jeśli masz jakiekolwiek inne pytania związane z procedurami opisanymi powyżej lub jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze dostawców, skontaktuj się z nami.
