Przetarg to zaproszenie do przedstawienia propozycji usługi, produktu lub projektu budowlanego w określonym czasie i miejscu. Może być stosowany, gdy konkretne wymagane zasoby nie są znane z wyprzedzeniem i dlatego muszą być określone w drodze otwartego przetargu. Przetarg daje rządowi możliwość pozyskania towarów i usług po najniższej cenie przy zachowaniu standardów spełniających wszystkie kryteria zamówienia. Ponadto, przetargi dają wykonawcom możliwość konkurowania ze sobą, jak również z innymi dostawcami podobnych usług. Dodatkowo, przetarg eliminuje marnotrawstwo zasobów, zapewniając udział tylko wykwalifikowanych wykonawców. Proces przetargowy powinien być dokładnie przestrzegany ze względu na jego liczne zalety w stosunku do innych metod udzielania zamówień.
Jak przebiega przetarg?
Proces rozpoczyna się od zawiadomienia o przystąpieniu wydanego przez agencję rządową, która inicjuje proces zamówienia. Zawiadomienie to jest wysyłane do zainteresowanych firm i/lub osób, które mają kwalifikacje do wykonania określonego rodzaju usługi, produktu lub projektu budowlanego. To wstępne ogłoszenie będzie zawierać szczegóły dotyczące zamówienia i specyfikacje wymaganych prac. W zależności od procesu zamówienia, ogłoszenie może odnosić się do prośby o informacje lub zaproszenia do składania ofert. Po wstępnym ogłoszeniu, agencja rządowa wybierze datę, czas i miejsce dla rzeczywistego procesu przetargowego. Wszystkie przetargi na zamówienia publiczne są zazwyczaj otwarte dla społeczeństwa, a oferenci mogą być zapraszani do składania propozycji realizacji określonego projektu lub składania ofert na określony rodzaj usługi lub produktu. Proces przetargowy jest zazwyczaj przeprowadzany w jednym miejscu, takim jak centrum kongresowe, aby wszyscy uczestnicy mieli równy dostęp do procesu.
Kto może wziąć udział w przetargu?
Z procesu zamówień publicznych może skorzystać każdy podmiot lub osoba posiadająca zdolność do wykonania wymaganej pracy. Mogą to być firmy prywatne, jednostki sektora publicznego, uniwersytety, inne organizacje non-profit oraz osoby fizyczne. Przykładowo, miasto może chcieć ogłosić przetarg na wykonawcę budowy nowego domu kultury. Może wydać ogłoszenie, że wykonawca powinien złożyć ofertę na budowę domu kultury. Budownictwo cywilne, takie jak budowa domu kultury, może być dobrą okazją dla wykonawcy do udziału w przetargu publicznym. Dzieje się tak dlatego, że prace mają określony zakres i jest to budownictwo cywilne. Należy zauważyć, że ten sam wykonawca może uczestniczyć zarówno w przetargu publicznym, jak i w projekcie budowy domu kultury.
Rodzaje przetargów
Przetarg może być zaproszeniem do dostarczenia określonej usługi, produktu lub projektu budowlanego. W zależności od rodzaju przetargu, projekt może mieć dowolny rozmiar, czas trwania, lokalizację i specyfikację. Na przykład w kontrakcie budowlanym zakres prac jest jasno określony. Koszt prac w ramach umowy o roboty budowlane jest też zazwyczaj znacznie większy niż prac zleconych w ramach przetargu na usługi lub produkty. Kontrakt budowlany jest rodzajem zamówienia publicznego, w którym wybiera się wykonawcę, który ma zrealizować określony projekt z zachowaniem specyfikacji i czasu. W ten sposób rząd jest w stanie wybrać wykonawcę, który posiada niezbędne umiejętności i doświadczenie do ukończenia projektu.
Jak przygotować się do startu w przetargu
Wraz ze wzrostem liczby partnerstw publiczno-prywatnych (PPP) i stosowaniem przetargów w różnych formach, bardziej niż kiedykolwiek ważne jest, aby wykonawcy byli przygotowani do procesu przetargowego. Dobrze przygotowana oferta nie tylko zwiększy szanse na wygranie przetargu, ale także pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze. Przede wszystkim wykonawcy powinni upewnić się, że ich dokumentacja przetargowa jest kompletna i dokładna. Dokumentacja przetargowa to zestaw dokumentów, które opisują zakres prac do wykonania, materiały i sprzęt, które mają być użyte, czas i miejsce realizacji projektu i tak dalej. Z perspektywy prawnej dokumentacja przetargowa musi być zgodna z wszelkimi obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi zamówień publicznych. Obejmuje to: – Jasne udokumentowanie zakresu prac do wykonania oraz specyfikacji prac – Jasna dokumentacja dotycząca nazwy wykonawcy, właściciela i adresu wykonawcy – Jasną dokumentację dotyczącą kwoty, która ma być przyznana wykonawcy – Czytelna dokumentacja dotycząca daty, godziny i miejsca przetargu – Czytelna dokumentacja dotycząca nazwy agencji rządowej, która ogłosiła przetarg
Jeżeli wykonawca zostanie wybrany do wykonania pracy, zostanie wydane polecenie zatrudnienia. To zamówienie na zatrudnienie będzie zawierać następujące informacje: nazwę wykonawcy, kwotę zamówienia, datę rozpoczęcia pracy przez wykonawcę oraz datę oczekiwanego zakończenia pracy przez wykonawcę. Zamówienie jest instrumentem kontraktowym pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Zawiera ono warunki umowy i przypisuje wykonawcy odpowiedzialność za ukończenie pracy.
Kluczowe zagadnienia w procesie przetargowym
Aby proces udzielania zamówień był udany, a wykonawca wygrał przetarg, musi on z powodzeniem spełnić wymagania zamawiającego i wykazać zdolność do wykonania wymaganych usług lub produktów. Należy pamiętać, że zamawiający wybierze najlepszego wykonawcę według wymaganych kryteriów. Niektóre z tych kryteriów mogą obejmować cenę, jakość, czas i tak dalej. Istotne jest, aby zauważyć, że wybór wykonawcy jest zwykle oparty na ofercie złożonej przez wykonawcę. Wybrany oferent musi mieć propozycję, która spełnia wszystkie wymagania i pokazuje zdolność do wykonania wymaganej pracy.
Podsumowanie
Kontrakt to umowa pomiędzy dwoma lub więcej stronami, która tworzy wzajemne zobowiązanie po jednej stronie (wykonawca) i świadczenie po drugiej stronie (agencja rządowa). Kontrakt może być pisemny lub ustny; może być konkretny, jak kontrakt budowlany lub kontrakt na usługi, lub może być ogólny, jak pisemny kontrakt na projekt. Kontrakt jest wiążący dla obu stron i może być egzekwowany przez system sądowy. Proces kontraktowania rozpoczyna się od wyboru wykonawcy, który ma wykonać pracę. Wiąże się to z wydaniem przez agencję rządową zawiadomienia o przystąpieniu do realizacji projektu, które jest prośbą o złożenie oferty na wykonanie określonego projektu. Następnie wykonawca składa propozycję do instytucji zamawiającej i zostaje wybrany do wykonania prac. Jest to ostatni krok w procesie kontraktowania.
